Engagements de la Direction

Depuis sa création en 2009, la société SAFRANAROMATIC est reconnue dans les secteurs de la production/vente de Safran et d’huiles essentielles produites en France.
La qualité de la prestation fournie, nous a permis de satisfaire et fidéliser nombre de clients et d’envisager avec confiance notre développement commercial et géographique.
La stratégie de l’entreprise est de promouvoir les produits français sur le territoire tout comme à l’étranger et de gagner des marchés nouveaux dans ces secteurs. Ce développement se fera grâce à notre savoir-faire et à celui des fabricants avec lesquels SAFRANAROMATIC travaille en étroite collaboration.
C’est dans cet état d’esprit que j’engage une démarche de mise en place d’un Système de Management de la Qualité qui nous apportera la reconnaissance de notre savoir-faire et de la qualité de nos produits fournis à nos clients.
Je fixe comme objectif les orientations suivantes :

  • Satisfaction des clients
  • Qualité des produits
  • Maitrise des achats
  • Relations fournisseurs
  • Qualité de fabrication fournisseur

Rédigé par : C.SELLIER Fonction : gérant
Approuvé par : C.SELLIER Fonction : gérant

SOMMAIRE
1. OBJET ET DOMAINE D’APPLICATION
2. EXIGENCES LEGALES ET REGLEMENTAIRES
2.1 EXIGENCES GÉNÉRALES
3. DEVELOPPEMENT DURABLE
3.1 ENVIRONNEMENT
3.2 SÉCURITÉ
3.3 SOCIAL
3.4 PACTE MONDIAL
4. QUALITE
4.1 GÉNÉRALITÉS
4.2 DOCUMENTATION TECHNIQUE
4.3 QUALIFICATION
4.4 GESTION DES MODIFICATIONS
4.5 CONDITIONS D’ACCEPTATION À LA RÉCEPTION
4.6 DEMANDE DE DÉROGATION
4.7 TRAITEMENT DE LA NON-CONFORMITÉ
4.8 TRAÇABILITÉ
4.9 CERTIFICAT DE CONFORMITÉ OU PROCÈS-VERBAL
4.10 SURVEILLANCE DE LA QUALITÉ ET COTATION PERFORMANCE
4.11 PRODUITS FOURNIS PAR SAFRANAROMATIC (MIS À DISPOSITION OU VENDUS)
4.12 SITUATION DE CRISE
4.13 PROCEDURE RAPPEL/RETRAIT DE PRODUIT
5. APPROVISIONNEMENT
5.1 MODES DE DÉCLENCHEMENT
5.2 CONTENU DES COMMANDES
5.3 ACCUSÉ RÉCEPTION (A/R)
5.4 AVENANT DE COMMANDES
5.5 RESPECT DÉLAI
5.6 FACTURATION
6. LOGISTIQUE
6.1 TYPE DE VÉHICULE POUR LA LIVRAISON
6.2 GÉNÉRALITÉS
6.3 UNITÉS DE CONDITIONNEMENT (UC)
6.4 DOCUMENTS DE LIVRAISON
6.5 HORAIRES DE LIVRAISON

1. OBJET ET DOMAINE D’APPLICATION

Le présent Cahier des Charges décrit les exigences générales qui régissent la relation entre SAFRANAROMATIC et ses Fournisseurs, en matière de:

  • Exigences légales et réglementaires
  • Développement durable
  • Qualité
  • Approvisionnement
  • Logistique

Ce Cahier des Charges est applicable à la fourniture des produits suivants:

  • Huiles essentielles

Livrés auprès de SAFRANAROMATIC

2. EXIGENCES LÉGALES ET RÉGLEMENTAIRES

2.1 Exigences générales

La fabrication des huiles essentielles doit être réalisée dans le respect du droit en vigueur dans le pays de fabrication du Fournisseur.

Le transport des produits sous la responsabilité du Fournisseur et/ou de SAFRANAROMATIC doit être réalisé en conformité avec le droit en vigueur dans ce domaine, notamment en matière de réglementation routière des pays traversés et du pays de destination.

Le produit et son emballage doivent être conformes aux exigences légales et réglementaires du pays utilisateur surtout en ce qui concerne la réglementation d’emballage alimentaire.

Le Fournisseur et/ou SAFRANAROMATIC assure le respect de ces exigences sur l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement dont il a la maîtrise.

3. DÉVELOPPEMENT DURABLE

3.1 Environnement

3.1.1 Exigences applicables aux sites de productions

SAFRANAROMATIC peut demander au Fournisseur de lui communiquer les licences, autorisations applicables à ses installations de production et stockage, avec leur date de validité.
SAFRANAROMATIC préconise la mise en œuvre par le Fournisseur d’une procédure de veille réglementaire de manière à identifier toutes exigences actuelles ou à venir applicables et assurer leur application. Un état de conformité peut être demandé par SAFRANAROMATIC.

3.1.2 Engagements de protection de l’environnement

SAFRANAROMATIC incite le Fournisseur à montrer son engagement en faveur de la protection de l’environnement.
SAFRANAROMATIC incite le Fournisseur à engager une certification selon le référentiel international ISO 14001 relatif au Système de Management Environnemental ;
Si le Fournisseur ne s’engage pas vers une certification, il est souhaitable qu’il formalise son engagement en faveur de la protection de l’environnement dans une politique environnementale réalisée au plus haut niveau de l’organisme.

SAFRANAROMATIC incite le Fournisseur à mettre en œuvre une démarche d’amélioration continue.

SAFRANAROMATIC incite le fournisseur à tenir à jour des indicateurs de performance environnementale et à les le lui communiquer.

SAFRANAROMATIC peut organiser, en collaboration avec le Fournisseur, des audits chez celui-ci afin de s’assurer de l’efficacité des dispositions prises par le Fournisseur en faveur de l’environnement.

3.1.3 Exigences applicables aux produits et emballages

Sauf indication contraire, le fournisseur s’engage à ce que les produits ou sous- ensembles livrés respectent les limitations de substances dangereuses visées par la Directive européenne 2002/95/CE.

La directive 2002/95/CE dite (ROHS) est relative à la limitation de l’utilisation de certaines substances dangereuses dans les équipements et les emballages (plomb, mercure, cadmium, chrome hexavalent, polybromobiphényles (PBB), polybromodiphényléthers (PBDE).

Un certificat ou tout autre mode de preuve est délivré par le Fournisseur pour attester de l’application de ces exigences

A la demande de SAFRANAROMATIC, le Fournisseur du produit s’engage à répondre à tout questionnaire ou à donner toutes les informations nécessaires permettant SAFRANAROMATIC d’évaluer, ou de faire évaluer, l’impact environnemental de la distillerie. Egalement l’impact environnemental du produit fini, sur tout son cycle de vie (de l’extraction des matières premières à sa fin de vie).

A la demande de SAFRANAROMATIC, le Fournisseur renseigne le « Profil Environnemental Produit (PEP) »

A la demande de SAFRANAROMATIC, le Fournisseur tient compte dans la fabrication des produits de leur recyclage
.
Un certificat ou tout autre mode de preuve est délivré par le Fournisseur pour attester de l’application de ces exigences.

Emballages

A la demande de SAFRANAROMATIC, les fournisseurs d’emballages doivent fournir leur déclaration de conformité aux exigences de la directive européenne 1935/2004/CE 5 (article 6 ) concernant les matériaux et objets destinés à entrer en contact avec les denrées alimentaires et abrogeant les directives 80/590/CE et 89/109/CE

La diminution des emballages et leur recyclabilité doit être un axe de réflexion permanent de la part de SAFRANAROMATIC et de nos Fournisseur.

SAFRANAROMATIC incite le Fournisseur à proposer un système de reprise des emballages en vue d’un recyclage ou d’une réutilisation de manière à limiter l’élimination des emballages usagés.

3.2 Sécurité

SAFRANAROMATIC incite le Fournisseur à mettre en œuvre une politique de prévention des risques professionnels en appliquant les principes directeurs concernant les systèmes de gestion de la sécurité et de la santé au travail du Bureau International du Travail (ILO-OSH 2001).
A minima, il est souhaitable que le Fournisseur transcrive cette politique dans un document signé au plus haut niveau, qu’il évalue les risques professionnels qui ne peuvent être évités et qu’il mette en place les mesures nécessaires pour les maîtriser dans une démarche d’amélioration continue.
SAFRANAROMATIC incite le Fournisseur à mesurer sa performance en matière de sécurité et de santé au travail avec des indicateurs pertinents et à les communiquer à sa demande

SAFRANAROMATIC pourra organiser, en collaboration avec le Fournisseur, des audits chez celui-ci afin de s’assurer de l’efficacité des dispositions prises par le Fournisseur en matière de sécurité et de santé au travail.

3.2.1 Risques chimiques et allergènes

Pour toutes les huiles essentielles le Fournisseur doit produire une fiche de données de sécurité (FDS). Le Fournisseur indique dans la FDS les mesures de maîtrise efficace des risques dans les conditions d’utilisation du produit.

Il doit également produire les éléments nécessaires au respect de la réglementation en vigueur relative aux résidus de pesticides (directives Européennes 90/642/CEE et 97/41/CE).

SAFRANAROMATIC, peut à tout moment, et s’engage auprès de ses clients, de faire les analyses CPG auprès d’un Laboratoire indépendant afin de fournir les taux de pesticides et allergènes présent dans le produit. Il n’existe, aujourd’hui, aucune réglementation/norme par rapport aux taux admissible de pesticides dans les huiles essentielles.

Le produits ne doivent pas contenir de métaux lourds et devront passer avec succès le test « Food Chemicals Codex – 4ème édition.

Le fournisseur doit être capable de fournir la liste des 26 substances allergènes pour toutes les huiles essentielles produites et ce en conformité au 7 ; et 36. Amendement de la directive européennes de cosmétiques 2003/15/EC

La FDS doit être datée et rédigée dans la langue du pays utilisateur du produit (plus une version anglaise à la demande de SAFRANAROMATIC). L’étiquetage du produit est réalisé dans la langue du pays utilisateur.

Elle est mise à disposition gratuitement à SAFRANAROMATIC:

  • dès que possible afin d’anticiper la mise en œuvre de moyens de prévention adaptés et au plus tard lors de la première livraison,
  • par la suite, après toute révision comportant de nouvelles informations significatives sur le produit, sur ses propriétés ou sur les précautions à prendre lors de sa manipulation.

3.2.2 Risques liés aux opérations de chargement, déchargement et autres manutentions

Les produits doivent être chargés de telle sorte à garantir:

  • la sécurité des biens et des personnes lors du transport et des opérations de déchargement
  • la qualité des produits lors du transport et des opérations de déchargement.
  • La non contamination des produits ou emballages

Le colisage est réalisé de telle sorte qu’aucune partie blessante du produit ne puisse être découverte accidentellement lors du transport, des opérations de chargement, de déchargement et de manutention stockage.

Les Fournisseurs livrant par leurs propres moyens peuvent être sollicités par SAFRANAROMATIC, pour définir et rédiger un document définissant les conditions d’intervention en matière de prévention des risques (protocole de Sécurité).

Dans ce cas, le Fournisseur s’engage à faire respecter ce protocole de Sécurité.

Dans tous les cas, les consignes de sécurité à respecter par le transporteur sont celles en vigueur sur le site de livraison.

3.2.3 Risques liés a la contamination des huiles essentielles

Le Fournisseur s’interdit d’utiliser durant la fabrication des huiles essentielles tous types de produits pouvant contaminer celles ci, Le Fournisseur s’engage à prendre toutes mesures appropriées à assurer la pureté de ses huiles et de former ses ouvriers au respect des règles de sécurité.

Le fournisseur s’engage à assurer aucune possibilité de cross contamination des différentes huiles essentielles de la fabrication jusqu’au stockage des produits finis

Le Fournisseur assume l’entière responsabilité du non-respect des dispositions ci avant, ainsi que des conséquences en découlant.

Pour des raisons de qualité et d’hygiène, SAFRANAROMATIC encourage vivement à ces fournisseurs d’établir un plan HACCP.

3.3 Social

SAFRANAROMATIC attend du Fournisseur qu’il respecte l’ensemble des lois et réglementations en vigueur dans les lieux de production de ses produits, en terme de droit social et de droit du travail mais également les principes stipulés dans les instruments internationaux suivants :

Conventions n° 29 et 105 de l’OIT (Travail forcé et obligatoire)
Convention n° 87 de l’OIT (Liberté syndicale)
Convention n° 98 de l’OIT (Droit à la négociation collective)
Conventions n° 100 et 111 de l’OIT (Égalité de rémunération entre les hommes et les femmes
pour un travail de valeur égale ; Discrimination)
Convention n° 135 de l’OIT (Convention sur les représentants des travailleurs)
Convention n° 138 et Recommandation n° 146 de l’OIT (Âge minimum et Recommandation)
Convention n° 155 et Recommandation n° 164 de l’OIT (Hygiène et Sécurité des travailleurs)
Convention n° 159 de l’OIT (Reclassement professionnel et emploi des personnes handicapées)
Déclaration universelle des Droits de l’Homme
Convention des Nations Unies sur les Droits de l’Enfant
Convention des Nations Unies pour éliminer toute forme de discrimination envers les femmes.

D’une manière générale, SAFRANAROMATIC attend du Fournisseur un comportement éthique et une organisation socialement responsable, notamment en ce qui concerne le travail des enfants, le travail forcé, les pratiques disciplinaires et toute forme de discrimination que SAFRANAROMATIC proscrit.

Le Fournisseur s’engage à former ou faire former et à sensibiliser ses employés au respect des exigences du présent cahier des charges.

3.4 Pacte Mondial

SAFRANAROMATIC respecte les valeurs recommandées par le Pacte Mondial des Nations Unies concernant les droits de l’homme, les droits du travail, la protection de l’environnement et la lutte contre la corruption dans notre périmètre d’action.
SAFRANAROMATIC incite ses fournisseurs à s’engager sur la même voie.

Les 10 principes étant :
■ Droits de l’homme
1. Les entreprises sont invitées à promouvoir et à respecter la protection du droit international relatif aux droits de l’Homme dans leur sphère d’influence, et
2. A veiller à ce que leurs propres établissements ne se rendent pas complices de violations des droits de l’Homme.
■ Droit du travail
3. Les entreprises sont invitées à respecter la liberté d’association et à reconnaître le droit de négociation collective,
4. L’élimination de toutes les formes de travail forcé ou obligatoire,
5. L’abolition effective du travail des enfants et
6. L’élimination de la discrimination en matière d’emploi et de profession.
■ Environnement
7. Les entreprises sont invitées à appliquer le principe de précaution face aux problèmes touchant l’environnement,
8. A entreprendre des initiatives tendant à promouvoir une plus grande responsabilité en matière d’environnement et
9. A favoriser la mise au point et la diffusion de technologies respectueuses de l’environnement.
■ Lutte contre la corruption
10. Les entreprises sont invitées à agir contre la corruption sous toutes ses formes, y compris l’extorsion de fonds et les pots-de-vin.

4. QUALITÉ

4.1 Généralités

Le Fournisseur doit être en mesure de démontrer la capacité de son organisation à assurer le niveau de Qualité demandé.
SAFRANAROMATIC encourage ses fournisseurs à se diriger vers une certification de l’organisation du Fournisseur selon le référentiel international ISO9001 relatif au Système de Management de la Qualité (ou équivalent comme par exemple ISO/TS16949) tout comme un plan HACCP.

4.2 Documentation technique des produits

Les produits achetés sont définis par des spécifications techniques qui doivent comprendre

  • Une MSDS
  • TDS
  • Certificat d’origine
  • Certificat de pureté
  • Non OGM
  • Si possible analyse CPG ( peut être établie par SAFRANAROMATIC )

Les spécifications techniques sont définies, gérées et diffusées par SAFRANAROAMTIC auprès de ses clients.

Le Fournisseur confirme la réception de la documentation par le retour de l’accusé réception qui lui est transmis ou équivalent.

En cas d’évolution de la documentation et/ou e la législation des produits, SAFRANAROMATIC envoie au Fournisseur une nouvelle version ou lui en fait part.
Cette version annule et remplace la version précédente.
Le Fournisseur est responsable de la prise en compte de cette évolution.

4.3 Qualification

Tout produit fait l’objet d’une évaluation de conformité par le service technique de SAFRANAROMATIC. SAFRANAROMATIC s’engage à fournir au fournisseur les exigences et spécifications des clients concernant les huiles essentielles.
La qualification est prononcée sur un lot représentatif (échantillon ou commande particulière).

SAFRANAROMATIC informe le Fournisseur de sa décision et autorise la livraison du produit produits.

4.4 Gestion des modifications

Le Fournisseur doit soumettre au préalable à SAFRANAROMATIC, toute modification ayant une influence sur les exigences spécifiées, de nature:

  • technique, ex: modification du produit, de la matière, du procédé de fabrication
  • organisationnelle, ex: changement du lieu de fabrication, sous-traitance, changement de fournisseur.

SAFRANAROMATIC décide de réaliser ou non, une nouvelle qualification du produit modifié.

Pour sa part, SAFRANAROMATIC se charge d’informer le Fournisseur de toute modification devant être apportée au produit/process, en lui fournissant au préalable une version mise à jour de la documentation technique relative à ladite modification.

4.5 Conditions d’acceptation à la réception

Les produits livrés doivent être conformes à l’ensemble des spécifications techniques ( de SAFRANAROMATIC et/ou du client ) et au présent cahier des charges d’achats.

4.5.1 Conditions Générales

A chaque livraison et/ou enlèvement SAFRANAROMATIC se réserve le droit de vérifier :

  • l’identification de la référence de l’article par rapport à la commande
  • la quantité livrée
  • l’état des emballages
  • un contrôle des caractéristiques techniques ( analyse olfactive, CPG,…), conditionnement et tout autre essai nécessaire en fonction de l’utilisation du produit.

4.6 Demande de dérogation

Toute demande de dérogation doit être adressée par le Fournisseur à SAFRANAROMATIC avec présentation d’échantillons si nécessaire.

Si la dérogation est acceptée, une information écrite est adressée au Fournisseur. Le Fournisseur joint cette dérogation au lot concerné.

4.7 Traitement de la Non-Conformité

Toute non conformité par rapport au cahier des charges ou aux spécifications techniques, détectée pendant ou après la réception, est signalée au Fournisseur dès sa détection.

Le Fournisseur s’engage à prendre en charge le traitement et l’analyse de la cause de la non-conformité et la mise en oeuvre de l’action corrective associée.

Si il est question d’impuretés du produit détecté chez SAFRANAROAMTIC, ce dernier peut prendre la responsabilité de la filtration du produit.
Il en informe SAFRANAROMATIC par retour du rapport de non-conformité ou autre document s’y référant, dans un délai court.

Le délai de la réponse et sa pertinence sont pris en compte dans l’évaluation de la performance du Fournisseur.

Les lots non conformes peuvent être :

  • retournés en port dû après accord du Fournisseur
  • repris sur le lieu de livraison par le Fournisseur dans le délai indiqué, dans ce cas le fournisseur prévient SAFRANAROMATIC.
  • détruits après accord écrit du Fournisseur et à ses frais
  • utilisés par dérogation avec après validation du client

4.8 Traçabilité

Lorsque cela est demandé SAFRANAROMATIC tout comme le Fournisseur doit garantir la traçabilité du produit de la réception de la matière première de distillation, à la réception de la marchandise du client.

Pour cela un système de traçabilité doit être tenu par SAFRANAROMATIC tout comme le fournisseur.

4.9 Certificat de conformité ou procès-verbal

A la demande de SAFRANAROMATIC, le Fournisseur s’engage à émettre un certificat de conformité ou procès-verbal attestant que le produit est conforme aux spécifications techniques et/ou normes de référence.
Il doit accompagner la livraison ou la précéder.

4.10 Surveillance de la qualité et cotation performance

A la demande d’un site utilisateur, le Fournisseur s’engage à fournir un descriptif de l’organisation qualité et du plan de contrôle qu’il met en œuvre pour satisfaire aux exigences spécifiées.
Ce plan de contrôle doit faire apparaître les modalités d’enregistrement des contrôles ainsi que les documents associés.

SAFRANAROMATIC se réserve la possibilité de mener des audits d’évaluation chez le Fournisseur afin de s’assurer que les dispositions mises en place garantissent le respect des exigences spécifiées. Ces audits sont engagés en concertation avec le Fournisseur.

Le Fournisseur fait l’objet d’une cotation régulière sur les axes Conformité aux spécifications- Délai- Pertinence des actions correctives.
En complément et en fonction de l’importance du flux et de la criticité du produit, le Fournisseur fait l’objet d’une cotation annuelle qui prend en compte les aspects

  • Qualité- Sécurité- Environnement,
  • Délai,
  • Qualité du produit,
  • Hygiène de ses installations de production et de stockage.

Le Fournisseur s’engage à mettre en œuvre un plan d’amélioration formalisé suite à dégradation des performances.
La réactivité est un point majeur pris en compte dans l’évolution des relations entre les deux parties.

4.11 Produits fournis par SAFRANAROMATIC (mis à disposition ou vendus)

Lorsque cela est défini entre le Fournisseur et SAFRANAROMATIC, le Fournisseur s’assure que le produit est conforme aux critères définis attendu par le client. SAFRANAROMATIC s’engage à fournir au fournisseur les attentes qualité et traçabilité des clients à respecter.

Le Fournisseur doit assurer la protection et la préservation des produits fournis par SAFRANAROMATIC.

Toute non-conformité détectée relative aux attentes des clients doit être communiquée à SAFRANAROMATIC

4.12 Situation de crise

En cas de situation de crise qu’il s’agisse d’un blocage, d’un rappel de produit ou d’une non-conformité de produit, SAFRANAROMATIC mettra tout en œuvre afin de satisfaire les exigences du client concerné et en tiendra informé le fournisseur.

SAFRANAROMATIC est pour cela joignable 24/24h et peut être joint au N° de téléphone suivant :

0033(1)6 87 31 14 61

4.13 Procédure de rappel/retrait de produit

Un retrait : toute mesure visant à empêcher la distribution et l’exposition d’un produit dangereux ou non conforme ;
Un rappel : toute mesure visant à obtenir retour d’un produit dangereux ou non conforme que le producteur ou SAFRANAROMATIC a déjà fourni au client ou mis à disposition.

  • une description du produit rappelé : marque et nom, format, son numéro de lot;
  • la quantité de produit rappelée;
  • la date du rappel et;
  • la mesure corrective prise à l’égard du produit.

Description
La procédure par étapes recommandée est la suivante :

  1. Réunir l’équipe de gestion des rappels
  2. Aviser le fournisseur/producteur concerné
  3. Identifier clairement le ou les produits à rappeler
  4. Mettre à l’écart et détenir tous les produits à rappeler qui sont sous le contrôle de SAFRANAROMATIC ou du producteur
  5. Préparer le communiqué (au besoin)
  6. Préparer la liste de clients concernés
  7. Préparer et distribuer l’avis de rappel
  8. Vérifier l’efficacité du rappel
  9. Contrôler le ou les produits rappelés
  10. Décider du sort du produit retourné
  11. Corriger la cause du rappel si le problème s’est posé à votre établissement

5. APPROVISIONNEMENT

5.1 Modes de déclenchement

Plusieurs modes de déclenchement par SAFRANAROMATIC sont possibles, comme par exemple:

  • Une commande ferme avec un délai et une quantité, complétée si nécessaire par un plan d’approvisionnement prévisionnel
  • Une commande ouverte courant sur une période définie et un plan d’approvisionnement prévisionnel; ensuite, chaque approvisionnement est déclenché:
    • par un appel de livraison
    • par l’envoi d’un plan de production
    • par détection du besoin par le fournisseur
  • Une commande en juste à temps (transmise par e-mail, fax, etc…), suivant un plan d’approvisionnement prévisionnel précédemment fourni.

Les règles et paramètres d’approvisionnement sont définis conjointement entre le Fournisseur et SAFRANAROMATIC en fonction du mode de déclenchement choisi.

5.2 Contenu des commandes

SAFRANAROMATIC adresse directement ses commandes au Fournisseur. Sur les commandes apparaît au minimum :

  • Les coordonnées de SAFRANAROMATIC
  • L’adresse de facturation
  • Le nom du fournisseur
  • Le lieu de livraison.
  • Le numéro de commande
  • Le numéro de Lot
  • La désignation du produit
  • La quantité de commande et le montant de la commande pour les commandes fermes.
  • La date de livraison.
  • La référence du fournisseur si existante

En complément, la commande doit faire référence à la documentation technique et au présent cahier des charges.

Le fournisseur doit s’assurer de la cohérence des données de la commande avec les documents en sa possession.

En cas de doute sur le contenu des commandes, le Fournisseur contacte SAFRANAROMATIC pour les précisions nécessaires.

5.3 Accusé réception (A/R)

Le Fournisseur doit confirmer, dès réception, son accord sur la commande par retour d’un Accusé Réception.
Sans retour de l’Accusé de réception par le Fournisseur, la commande est considérée comme contractuelle.

5.4 Avenant de commandes

SAFRANAROMATIC peut demander une modification par rapport à une commande déjà parvenue chez le Fournisseur.
Dans ce cas, cette demande est formalisée par un avenant à la commande, transmise après accord du Fournisseur.

5.5 Respect délai

Le fournisseur est tenu de respecter son engagement: une quantité pour une date de livraison demandée et/ou date de ramasse de la part de SAFRANAROMATIC lui-même, ou maintien d’un stock
Le respect de ces éléments est pris en compte dans le calcul de la performance du fournisseur.
Le fournisseur avertit immédiatement SAFRANAROMATIC de tout problème rencontré susceptible d’affecter son engagement.

5.6 Facturation

Chaque livraison fait l’objet d’une facture comportant au minimum :

  • Le numéro de commande
  • La référence de l’article livré
  • Le numéro de lot
  • La quantité
  • Le prix facturé
  • Une facture peut être éditée pour plusieurs livraisons (ex: facturation mensuelle) suite à accord entre SAFRANAROMATIC et le Fournisseur.

Les modalités de paiement, l’Incoterm en vigueur de la Chambre de Commerce International et assurances à appliquer sont définis dans le contrat d’achat ou l’accord commercial défini entre le Fournisseur et SAFRANAROMATIC.

6. LOGISTIQUE

6.1 Type de véhicule pour la livraison

Les produits doivent être livrés dans des véhicules adaptés à leur conditionnement et aux infrastructures du site de SAFRANAROAMTIC.
Le véhicule doit être prévu pour assurer la protection et la préservation des produits.

Dans le cas ou SAFRANAROMATIC vient lui-même chercher la marchandise chez le fournisseur, c’est bien sûr lui qui en est responsable.

Toujours s’assurer du respect des règles d’emballages pour les produits à usage alimentaire.

6.2 Généralités

Les conditionnements, palettisation et identification des produits achetés sont conçus de manière à:

  • garantir la protection des produits, des personnes les manipulant
  • préserver la qualité des produits jusqu’au client
  • prévenir toute erreur d’utilisation ou de perte des produits
  • et ceci tout au long des opérations logistiques internes ou externes (manutention, stockage, livraison).

Les produits fournis à SAFRANAROMATIC doivent être conformes aux exigences d’emballage et de manutention des huiles essentielles

Toute modification d’une des données de conditionnement est soumise à l’accord de SAFRANAROMATIC

SAFRANAROMATIC se réserve le droit de faire participer le fournisseur aux coûts de traitement des emballages souillés par le produit livré suite à un mauvais conditionnement.

6.3 Unités de conditionnement (UC)

6.3.1 Généralités

Les unités de conditionnement (bidons alu, fûts aciers,…) doivent satisfaire au minimum aux conditions suivantes :

Un seul type d’article par unité de conditionnement
– Les unités de conditionnement destinées à être manipulées manuellement doivent être conformes à la réglementation du travail, aux directives européennes, au code du travail et adaptées aux infrastructures et respectés les codes d’emballages alimentaires
– L’utilisation de carton répondant a la certification U.N.
– La quantité fixe par contenant est demandée
– Les conditionnements sont fermés par bouchons d’inviolabilité.

6.3.2 Identification de l’UC hors Produits Finis

Chaque unité de conditionnement est identifiée par une étiquette (ou équivalent), qui mentionne dans langue du site utilisateur ou en anglais:

  • La référence fournisseur du produit (1)
  • Sa désignation du produit
  • Le poids net, la tare et le poids brut
  • Le nom du fournisseur
  • Le numéro de lot de fabrication et la date de fabrication, si demandé dans les spécifications
  • La DLUO

L’identification est posée sur l’unité de conditionnement de façon à être lisible.

6.4 Documents de livraison

La livraison est accompagnée:

  • d’un bordereau de livraison référencé, rédigé dans la langue du pays utilisateur ou en anglais mentionnant les éléments suivants:
    • Le nom du fournisseur
    • Le numéro de commande
    • Le lieu de livraison
    • Le numéro de Lot
    • La désignation du produit
    • La quantité totale livrée et/ou ramassé par SAFRANAROMATIC
    • La quantité par article
    • La date d’expédition

6.5 Horaires de livraison

En règle général, et afin de contrôler la qualité du produit et sa mise en fût et /ou bidon, SAFANAROMATIC se déplace sur le site du fournisseur afin de récupérer les marchandises. Ceci après mis en accord entre les deux parties.

En cas de livraison :

6.5.1 Livraison sur le site de SAFRANAROMATIC

Les horaires sont précisés dans le point 6.5.3
Pour toutes livraisons ou enlèvements urgents en dehors de ces plages horaires, le fournisseur et SAFRANAROMATIC doit convenir d’un horaire particulier ;

6.5.2 Livraison sur le site de SAFRANAROMATIC

Le fournisseur contacte SAFRANAROMATIC pour convenir de l’horaire de livraison. Tel: 0033 (0)6 87 31 14 61

6.5.3 Livraison sur le site de SAFRANAROMATIC

Heures d’ouverture : Lundi, Mardi, Mercredi, Jeudi : 9h / 16h
Vendredi : 9h/15h
Tel: 0033 (0)6 87 31 14 61